FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE SERVICOS TI

GESTIÓN DE ALMACENES Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TIC)

Según Council of Logistic Managemen, Gestión de Cadena de Suministro (SCM) se conceptualiza como la coordinación estratégica de las funciones de negocio tradicional y técnicas utilizadas al interior de una empresa. SCM tiene como objetivo garantizar las interacciones adecuadas de los elementos logísticos con el fin que en la cadena de suministro se presente un flujo de productos e información óptimos que permita la reducción de costos y el aumento en la satisfacción de los clientes. En la gestión de almacenes se identifican 3 componentes de la logística integral: logística de aprovechamiento, logística interna y logística de distribución. Dentro de estos tres componentes la gestión de almacenes es un proceso clave busca mejorar y satisfacer requerimientos. En la SCM y la gestión de almacenes algunos autores han estudiado la importancia de las TIC para planeación, operación y control, tenemos como algunos ejemplos:

• ·         TIC como el VMI (Vendor Managed Inventory Inventario Administrado).

• ·         CPFR (Collaboration Planning Forecasting Replenishment, Planeación Colaborativa del Pronóstico y Reabastecimiento), influyen positivamente en la planeación y control de la cadena de suministro y la gestión de almacene.

• ·        TIC como el RFID (Radiofrequency Identification, identificación por radiofrecuencia en español) y código de barras son utilizadas para la identificación, registro de operaciones y trazabilidad.

• ·         TIC como el WMS (Warehouse Management System, Sistema de Administración de Almacenes en español) y el LMS (Labor Management System, Sistema de Administración del Personal, en español) que apoyan que la gestión de dichos flujos se realice adecuadamente

Finalmente SCM, tiene como fin coordinar e integrar los procesos logísticos de la cadena de suministro, dentro de los cuales se considera la gestión de almacenes como componente para su adecuada operación.

Según Mulcahy (1993), Urzelai (2006), Mauleón (2006), y Harnsberger (1997) nos dicen que estos son los objetivos para la gestión de almacenes:

Minimizar:

• El espacio empleado, con el fin de aumentar la rentabilidad.
• Las necesidades de inversión y costos de administración de inventarios
• Pérdidas, causadas por robos, averías e inventario extraviado. 

Maximizar:

• La disponibilidad de productos para atender pedidos de clientes.
• La capacidad de almacenamiento y rotación de productos.
• Operatividad del almacén.
• La protección a los productos.

Existen distintos tipos de almacenes así que cada empresa tiene que fijar sus objetivos y ver cuál es el tipo de almacén que le conviene. Sin importar el tipo de almacén pueden utilizar las TIC.

Los procesos de la gestión de almacenes son los que permiten que este cumpla con sus objetivos.

Los recursos de la gestión de almacenes se pueden agrupar en dos grandes categorías que son utilizadas en sus procesos y actividades.

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§  Equipos de manipulación de productos: según Urzelai (2006) estos permiten el movimiento de los diferentes productos a través de los procesos del almacén.

§  Sistemas de información o TIC: según Ballou (2004), estos sistemas permiten el registro, administración y control de la información generada por los procesos logísticos, incluyendo la gestión de almacenes.

Este docuemento busca identificar el estado del arte y la utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en la gestión de almacenes y su aplicación en la industria colombiana. A partir de la revisión realizada, se identifica que las tecnologías aplicadas a la gestión de almacenes contribuyen a la simplificación de las operaciones, reducción de costos y mejora de los flujos de información; mientras que los principales obstáculos para su implementación son los altos costos, la cultura organizacional y la inadecuada estructuración de los procesos. En relación con el uso de las TIC en Colombia, se identificó un bajo grado de implementación en las pequeñas y medianas empresas (pymes) y un nivel medio en las grandes empresas.

BPM

BPM se podría considerar como un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para identificación, medelizacion, análisis, ejecución, control y mejora de los precesos de negocio.

Cuando hablamos de BPM 360° estamos haciendo referencia a cubrir la mejora continua de los procesos de una empresa. Comprende un conjunto de tecnologías que son capaces de automatizar todo el ciclo de vida de los procesos, desde su identificación, diseño hasta su automatización y mejora continua. 

Ciclo de vida de la Gestión por Procesos

• Estrategia de procesos
• Documentación de procesos
• Optimización de procesos
• Implementación de procesos
• Ejecución de procesos
• Control de procesos

INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN DE BPM

Actualmente existen muchas definiciones de BPM. Algunos autores de Europa restringen BPM a una disciplina de gestión sin incluir explícitamente en apoyo de TI. En Norteamérica otros autores definen BPM como el proceso hacia la automatización y operación de los procesos implícitamente con TI. Aun así el concepto de BPM es aún más amplio pero se puede entender a través de los objetivos que persigue. Los objetivos son claros y definidos:

o   Lograr o mejorar la <<agilidad de negocio>> en una organización
o   Lograr mayor <<eficacia>>
o   Mejorar los niveles de <<eficiencia>>

Se considera a Frederick Winslow Taylor como padre de la ingeniaría industrial al desarrollar los principios de la especialización y estandarización de los procesos en la producción industrial elevándolos a una ciencia que podríamos llamar << ingeniaría industrial y mejora de procesos >>.

¿Qué es un proceso? Corresponde a la representación de un conjunto de (acciones) actividades que se hacen, bajo ciertas condiciones (reglas), y que pueden ejecutar cosas (eventos). Se puede definir como: Una concatenación lógica de actividades que cumplen un determinado fin, a través del tiempo y lugar, impulsadas por eventos.

Según Champy un proceso de negocio es un conjunto de actividades que toman uno a mas tipos de inputs y crean un output que  es de valor para un cliente. Los procesos de negocios son los que crean un valor para el cliente así que: un proceso de negocio es un conjunto de actividades que impulsadas por eventos y ejecutándolas en una cierta secuencia crean valor para un cliente (interno o externo).

Ejemplos de procesos de negocios: 

• Solicitud de créditos, préstamos, devoluciones
• Solicitud de apertura de cuanta bancaria
• Compra de pasajes
• Procesos de reclamaciones
• Seguimiento de resolución de problemas en servicio a clientes

Si nos referimos a gestionar un proceso en particular hablamos de <<gestión de procesos>> y <<gestión por procesos>> significa incluir los procesos de planificación y alineamiento a la gestión de procesos. En BPM es ampliamente conocido el principio que <<los procesos deben seguir la estrategia>> y que la tecnología debe de seguir a los procesos. Gestión de procesos no incluye estos ciclos de planificación y de alineamiento a los procesos como lo pide la disciplina de gestión BPM, pero si ampliamos el concepto de gestión e integramos las otras disciplinas empresariales a la gestión de procesos entonces hablamos de <<Gestión por Procesos>> (BPM).

Cuando hablamos de gestión tradicional sin BPM, hablamos de una gran pérdida de valor. Al no estar estandarizados ni integrados ocurren fricciones y por lo tanto pérdida de valor. Tres grandes razones (oportunidades) para implementar gestión por BPM:

1.- Como plasmar la estrategia en la organización

2.- Como logar que los procesos se implementen con tecnología

3.- Perdida de valor en la estructuración misma de los procesos

Algunas definiciones de BPM.

Jeston y Nelis definen BPM como: BPM es el logro de los objetivos empresariales a través de la mejora la gestión y control de los procesos de negocios.

Paul Harmon definen BPM como: Una disciplina de gestión focalizada en la mejora del rendimiento corporativo por medio de la gestión por procesos de negocios

Definimos de forma abreviada BPM como: Una disciplina de Gestión por Procesos de Negocios y de Mejora continua apoyada fuertemente por las TI.

Sin lugar a dudas BPM es una tendencia en el mercado que aparece como marca, aproximadamente una década atrás y ha tomado mucha fuerza y se ha convertido en moda, no dejemos un lado el hecho de que las TI avanzan rápidamente y siempre habrán cosas innovadoras pero BPM no es solo una moda que va a desinflarse hoy en día es indispensable para las empresas.

LA ORGANIZACIÓN Y LA ESTRUCTURA DEL BPM

BPM Governance es un modelo de gestión corporativo orientado a procesos. También llamada gobierno corporativo, integrado con todas las capas de una organización (capa de dirección, Operacional y de Tecnologia).

BPM Operacional abarca todo el ciclo de gestión por cada proceso o línea de negocio por separado. Abarca la gestión del ciclo BPM por proceso y no los mecanismos de alineamiento con las otras capas de la organización que es dominio de un modelo de BPM Governance.

En el mercado existen muchas herramientas para BPM como son:

·      Herramientas que apoyan los procesos de análisis y gobierno corporativo (BPM Governance) llamadas plataformas BPA (Business Process Analysis) o también EA (Enterprise Architecture Tools)

·       Herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos llamadas BPMS

·         Herramienta que apoya la administración y ejecución de reglas de negocio en forma independiente de los sistemas que las utilizan, llamados Motores de Reglas o BRMS.

·         Herramienta que permite implementar junto a los procesos los indicadores de control de gestión en tiempo real, llamada BAM

·         Herramienta que permite la orquestación de servicios entre los BPMS con cualquier tipo de sistema, principalmente los del Back office, llamadas SOA Suites.

·         Herramientas que permiten analizar los datos históricos de los procesos ejecutados para detectar desviaciones del comportamiento deseado o describir nuevos patrones. A estos entornos analíticos se les llaman herramientas de minería de Proceso.

EL PAPEL CAPACITADOR DE LA INFORMATICA

La informática juega un papel muy importante en reingeniería de negocios, pero es muy fácil que la usen mal, si una compañía piensa de forma negativa no se podrá rediseñar. La informática es un capacitador esencial porque permite a las compañías rediseñar sus procesos.

Pensar por inducción: saber definir muy bien un problema y luego buscar y evaluar sus diversas soluciones. Es importante pensar en forma inductiva para aplicar la informática a la reingeniería de negocios es la capacidad de reconocer primero la solución y después buscar los problemas que ella podría resolver.

La reingeniería a diferencia de la automatización es innovación. También nos dice que la informática es el más alto grado de la tecnología moderna. 

La pregunta es ¿Cúal es la diferencia entre Gestión de Procesos y Gestion por Procesos? y ¿cual conisderas que es mejor?